제주대학교 기록관 규정

제    정  2013. 12. 11.  규칙 제1197호

제1장  총 칙

제1조(목적) 이 규정은 학칙 제4조 및 조직 및 위원회 등의 설치 규정에 의한 지원시설로서 제주대학교 기록관(이하 “기록관”이라 한다)의 조직과 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “기록물”이라 함은 제주대학교(이하 “대학”이라 한다)가 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서·도서·대장·카드·도면·시청각물·전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물(行政博物)을 말한다.

2. "기록물관리"란 기록물의 생산·분류·정리·이관(移管)·수집·평가·폐기·보존·공개·활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.

3. “처리과”란 업무처리를 주관하는 과·실 등 부서를 말한다.

4. "기록관"이란 일정한 시설과 장비 및 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기관을 말한다.

5. “기록관리시스템”이란 기록물관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제3조(업무) 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립․시행

2. 기록물의 수집·이관, 보존 및 활용

3. 기록관리기준표(기록물분류기준표 포함)의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 영구기록물관리기관으로의 통보

5. 주요 회의록, 조사․연구․검토서, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

6. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기

7. 기록물 정수 점검 및 통계의 작성 관리

8. 기록물 편찬, 전시, 홍보에 관한 사항

9. 기록관의 시설 및 장비관리

10. 기록관리시스템 구축 및 운영

11. 기록관의 기록물보안 및 재난대비 계획 수립

12. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

13. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색․열람제공

14. 대학사료의 수집 및 관리

15. 기록물관리에 대한 지도․감독 및 지원

16. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

제4조(조직) ① 기록관은 사무국 총무과에 두며, 기록관장은 총무과장이 된다.

② 기록관에는 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록연구사를 두며, 필요시 업무보조인원을 둘 수 있다.

제5조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관에 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 둘 수 있다.

② 자문위원은 총장이 임명 또는 위촉하며, 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다.

③ 기록관장은 외부 자문위원에 대하여 예산의 범위에서 수당과 여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제2장 기록물 관리

제6조(기록물관리의 원칙) 기록관장은 기록물의 생산부터 활용까지의 모든 과정에 걸쳐 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관리하여야 한다.

제7조(기록물 이관 및 생산현황 통보) ① 처리과는 임의적으로 기록물을 폐기할 수 없으며, 보존기간의 기산일부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 기록관으로 이관하여야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 사전에 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.

② 처리과는 기록물의 원활한 수집·보존 및 이관을 위하여 매년 기록관에 기록물의 생산현황을 통보하여야 한다.

제8조(보존기간) ① 기록물의 보존기간은 영구, 준영구, 30년, 10년, 5년, 3년, 1년으로 구분하며, 보존기간별 책정기준은 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 “영”이라 한다) 제26조에 따른다.

② 기록물의 보존기간은 단위업무별로 책정한다.

③ 보존기간의 기산일은 단위업무별로 기록물의 처리가 완결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일로 한다. 다만, 여러 해에 걸쳐서 진행되는 단위업무의 경우에는 해당 과제가 종결된 날이 속하는 다음 연도의 1월 1일부터 보존기간을 기산한다.

④ 기록관장은 영 제26조에 근거한 보존기간별 책정기준 중 세부책정기준을 따로 정할 수 있다.

제9조(기록물의 보존) ① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고별로 기록물의 정수점검 및 상태점검 실시, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 취하여야 한다.

제10조(기록물 보존매체 수록) 기록관장은 보존기간이 영구․준영구인 기록물에 대하여 보존가치가 높다고 인정되는 경우에는 그 기록물을 보존매체에 수록하여야 한다.

제11조(주요기록물의 전산화) ① 기록관장은 활용가치가 높은 기록물에 대한 전산화를 추진하여 기록정보의 신속한 검색․활용이 될 수 있도록 하여야 한다.

② 기록관장은 전자적 형태로 생산되지 아니한 기록물의 전자적 관리 및 기록정보서비스 확대를 위한 전자화 계획을 수립·시행할 수 있다.

제3장 기록물의 평가․폐기

제12조(기록물평가심의회 설치) 기록물에 대한 평가·폐기 등에 관한 사항을 심의하기 위하여 기록관에 기록물평가심의회(이하 “심의회”라 한다)를 둔다.

제13조(기록물 평가 및 폐기) ① 기록관장은 기록물을 폐기하려는 경우에는 생산부서의 의견조회, 기록물관리 전문요원의 심사 및 심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

② 제1항의 기록물 폐기의 시행은 민간 등에 위탁할 수 있다. 이 경우 기록물의 폐기가 종료될 때까지 관계 공무원이 참석하여 감독하는 등 기록물이 유출되지 아니하도록 필요한 조치를 하여야 한다.

제14조(심의회의 구성) ① 심의회는 위원장 1인을 포함한 7인 이내의 위원으로 구성하며, 위원 중 2명 이상의 민간전문가를 포함하여야 한다.

② 심의회의 위원장은 기록관장이 되며, 기록관장은 총장의 승인을 얻어 교직원 및 민간전문가를 위원으로 임명·위촉한다.

③ 위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있으며, 그 직을 지정한 경우에는 당해 직위 재직기간으로 한다.

④ 심의회에 간사 1인을 두되, 기록관 소속 직원 중에서 기록관장이 정한다.

제15조(심의회의 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 보존기간 30년 이하 한시기록물의 평가에 관한 사항

2. 기록물의 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류에 관한 사항

3. 기록물의 평가 및 폐기와 관련하여 필요한 사항

제16조(심의회의 운영) ① 위원장은 심의회의 회의를 소집하고, 그 의장이 된다.

② 심의회의 회의는 재적위원 과반수의 출석으로 개회하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 부득이한 사정으로 참석할 수 없는 경우에는 서면으로 의견을 제출할 수 있으며, 이 경우 해당 위원은 회의에 출석한 것으로 본다.

③ 심의회의 회의에 출석한 외부위원에게는 예산의 범위 안에서 수당과 여비 및 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제4장 기록관의 시설․장비 구축 및 관리

제17조(보존시설 및 장비의 확보) 기록관장은 기록물의 안전한 보존․관리를 위하여 영의 기준에 따라 보존시설․장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

제18조(기록관리시스템 및 장비구축) 기록관장은 기록물이 전자적으로 생산․관리될 수 있도록 기록관리시스템을 구축․운영하여야 한다.

제19조(보안관리) ① 기록관장은 기록관의 보존시설을 통제구역으로 지정하여 보안관리에 철저를 기하여야 한다.

② 기록물보존시설에는 기록관장으로부터 상시 출입권한을 부여 받은 자 또는 미리 출입허가를 받은 자에 한하여 출입할 수 있다.

제20조(기록물 재난대책) 기록관장은 보존시설에 대한 화재 또는 천재지변 등의 재난에 대한 대비계획(예방, 대비, 대응, 복구에 대한 행동지침 등)을 작성하고, 소방설비 등의 시설을 구축하여 관리하여야 한다.

제5장 대학사료의 수집·관리

제21조(대학사료 등의 수집 및 관리) 기록관장은 대학의 역사와 전통을 계승하기 위한 대학의 역사기록물을 수집하여 관리할 수 있다.

제6장 보칙

제22조(운영세칙) 이 규정의 시행에 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정한다.

부  칙 (2013. 12. 11. 규칙 제1197호)

이 규정은 공포한 날부터 시행한다.